Tietosuojaseloste
RAAHEN NUORKAUPPAKAMARI RY:N TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Raahen Nuorkauppakamari – Junior Chamber International Raahe ry (y-tunnus 0655154-0,
jäljempänä RNKK.
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Puheenjohtaja ja hallitus (raahe@jci.fi)
2. Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, käsittely ja säilyttäminen perustuu rekisterissä olevien
suostumukseen ja rekisteröidyn ilmoittamiin tietoihin.
RNKK voi käyttää jäsenten tietoja kumppanihankintaan, muun muassa yksilöimättömän
tilastotiedon ja jäsenprofiilin avulla, josta yksittäistä jäsentä ei voi tunnistaa.
3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus
EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset henkilötietojen käsittelyn perusteena
on yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisten tietojen käsittely. Tietoja kerätään ja käsitellään
seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsentietojen ylläpitämiseen ja päivittämiseen
- yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin
- kokous- ja muiden kutsujen lähettämiseen
- laskutukseen ja perintään
- kumppanitoiminnan markkinoimiseen ja kehittämiseen
- kumppanien hankkimiseksi
Edellä mainittujen tietojen käsittelyn perusteena on 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn
suostumus henkilötietojen käsittelylle, 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvollisuuden noudattaminen (yhdistyslain 11 §:n mukaiseen jäsenluettelon kerättävä nimi ja
kotipaikka) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut
tiedot).
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen jäsen-, senaattori-
tai muuhun suhteeseen, jonka nojalla rekisteröityjen tietoja on perusteltua käsitellä
yhdistystoiminnan edellyttämissä tarkoituksissa.
4. Kuvaus rekistereistä
Jäsenrekisteri (jäsenet, koejäsenet, senaattorit ja kunniajäsenet sekä seuralaiset).
Raahen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on
kaikkien Suomen Nuorkauppakamareiden jäsentiedot, ja jota hallinnoi Suomen
Nuorkauppakamarit ry (jäljempänä SNKK). Kun henkilö hyväksytään koejäseneksi, tiedot
tallennetaan jäsenrekisteriin ja sähköpostiosoite lisätään SNKK:n sekä Alue D:n tukiyhdistyksen
uutiskirjeiden postituslistalle. M-Files-järjestelmässä kirjautuneille muille käyttäjille näkyviä julkisia
tietoja ovat nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero,
postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Tiedoissa on myös informaatiota seuralaisista,
koulutuksesta, ammattinimikkeistä ja lapsista. Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa
tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään henkilökohtaisten tunnustensa avulla.
Toiminnan seuranta- ja tiedotusrekisterit
a) RNKK kerää tietoa henkilöistä, jotka ovat osallisina projekteissa, koulutuksissa ja
tapahtumissa tai ilmaisevat esimerkiksi verkkosivujen lomakkeen kautta olevansa
kiinnostuneita yhdistyksen toiminnasta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi: nimi, sähköposti,
osoite, puhelinnumero ja syntymäaika.
b) RNKK kerää tietoa jäsenten ja koejäsenten aktiivisuudesta, muun muassa tapahtuma- ja
projektiosallistumisesta sekä muista kamariurasuunnitelman toteuttamiseen liittyvistä
tiedoista. Tarvittaessa RNKK voi tiedustella ruoka-aineallergioita.
c) Jäsenet, koejäsenet, kunniajäsenet sekä senaattorit ja joissain tapauksissa seuralaiset,
sekä kumppaneita ja muiden sidosryhmien edustajia voidaan lisätä RNKK:n
tiedotuslistoille, joita käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja markkinointiin.
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
RNKK ylläpitää asiakasrekisteriä, joka koostuu projekteihin sekä kumppanuuksiin liittyvien
asiakassuhteiden yhteyshenkilöistä.
Verkkosivujen kävijöistä kerättävät tiedot
a) RNKK:n ylläpitämiä verkkosivustoja on jcraahe.fi
b) Evästeet: Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin rekisterinpitäjän tarjoamien
internetpalveluiden toimivuudelle, eikä RNKK takaa palveluiden toimivuutta, ellei
evästetoiminnallisuus ole käytössä. Palvelun käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden
käyttö palvelun käytön aikana.
c) Muilta sivustoilta upotettu sisältö: Sivustojen artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä
(esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön
avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen
sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen
osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.
d) Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: RNKK käyttää Google Analyticsia sivustojensa
liikenteen analysoimiseksi. Google Analytics tallentaa mm. selaintietoja.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereissä olevat tiedot kerätään henkilöiltä itseltään. Rajatuissa tapauksissa, esimerkiksi
liittyen jäsenmatrikkeliin tai tapahtumailmoittautumisiin, jäsen voi ilmoittaa myös seuralaisten ja/tai
lasten tiedot samalla ilmoittautumislomakkeella.
Kotisivumme jcraahe.fi kautta lähetettyjen lomakkeiden lisäksi kamaritoimintaan liittyviä
henkilötietoja saatetaan tallentaa kamarimme intranetiin, hallituksen suojatulle Google Drivelle,
hallituksen suojatulle Office 365 järjestelmälle, Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmään tai
Mailchimpiin.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Raahen Nuorkauppakamarin ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman
rekisterissä olevan lupaa.
Raahen Nuorkauppakamarin tapahtumiin, koulutuksiin ja projekteihin osallistuneiden yhteystiedot
voidaan joissain tapauksissa jakaa tapahtumassa mukana olleiden yhteistyötahojen kesken.
Henkilö voi erikseen ilmoittautumisen yhteydessä kieltää Raahen Nuorkauppakamaria jakamasta
yhteystietojansa markkinointitarkoituksiin. SNKK:n keskusliitto voi myydä tai luovuttaa M-Filesissa
hallinnoidun jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä
koskevien säännösten sallimissa puitteissa. Tietojenluovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi
jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän M-files-jäsentietojärjestelmään.
7. Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
RNKK käyttää uutiskirjeviestinnässä yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua, jolloin
henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Tietoja saatetaan myös käsitellä
yhdysvaltalaisessa Google-palvelussa (Google Drive) tai yhdysvaltalaisessa Office 365-palvelussa.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa
määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan
kuin lainsäädäntö edellyttää.
9. Kuvaus turvatoimista
Henkilötietojen luottamuksellisuus ja tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin
toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa
tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä
suorittamiseksi tarve tietoihin.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin
voidaan rajoittaa kuitenkin rajoittaa lainsäädännön nojalla. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että
rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada
rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista
perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien
henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat
henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Kaikki edellä mainitut pyynnöt on esitettävä kohdassa 1. mainitulle yhteyshenkilölle /-taholle.
Rekisteröidyllä on mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos
hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
11. Muutokset tietosuojaselosteessa
Raahen Nuorkauppakamari ry kehittää tarvittaessa henkilötietosuoja käytäntöjään muuttuvan
lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä.